User Manual*


Was ist linQsupply®

Mit linQsupply® geben wir dir ein praktisches Werkzeug an die Hand, um einen sicheren, problemlosen Austausch von Informationen in strukturierten oder unstrukturierten Formaten (XML, JSON, CSV, EDIFACT, IDOC, etc.) zu gewährleisten – Schnittstelle as a Service!

Ein zuverlässiger Datenaustausch ist von unschätzbarem Wert, gerade in Bereichen wie etwa der Auftragsverarbeitung oder der Lieferkette.

linQsupply® bietet dir und deinen Geschäftspartnern außerdem eine gemeinsame Datenbasis und Datenansicht, d.h. ihr habt die volle Kontrolle über eure Daten und könnt bei Bedarf auch Änderungen daran vornehmen.

Weitere Vorteile: linQsupply® ermöglicht eine automatische Daten-Umformung – dadurch sparst du viel Zeit und Aufwand.

Außerdem benötigst du keinerlei eigene Infrastruktur, sei es Hardware, Netzwerke o.ä., um mit linQsupply® zu arbeiten.

Klingt gut?

Dann…

* Bei diesem Text haben wir aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit auf eine geschlechtsspezifische Formulierung verzichtet. Es sind jedoch immer alle Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung angesprochen.

…Starte jetzt mit linQsupply®!

In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du linQsupply® in deinem Arbeitsalltag bestmöglich nutzen kannst.

Von der Integration deiner Kunden und Lieferanten über das Versenden von Nachrichten und die Testfunktion bis hin zu der Möglichkeit für Auswertungen.

In unserer Dokumentation verwenden wir fiktive Unternehmen als Beispiele für einen linQsupply®-Owner und dessen Geschäftspartner.
So wird die Firma Siloxo GmbH als Owner angegeben, die Firmen Allied Factory und Forge Fuel als Geschäftspartner.

 Anmerkung

Deine Geschäftspartner haben eine eingeschränkte Sicht auf linQsupply®. Sie können nur die eigenen Daten einsehen.

Der Einstieg in linQsupply® geht ganz unkompliziert und die Nutzung ist kinderleicht! :)

Wir wünschen dir viel Spaß mit linQsupply®!

 Gut zu wissen

Deine linQsupply® Ressourcen wie Username, Webservices etc. setzen sich aus deiner Kundennummer zusammen.
Als Beispiel:
cno-2000-00-00000 Deine Kundennummer bei linQsupply®
https://cno-2000-00-00000.azurewebsites.com Deine URL zur Website

Login und Überblick über deine Daten in linQsupply®

Nach deinem ersten Login wirst du aus Sicherheitsgründen dazu aufgefordert das Initialpasswort zu ändern. Nachdem das erledigt ist, gelangst du schließlich auf die linQsupply®-Startseite.

Es kann sein, dass es beim Login etwas gedauert hat, bis dir die linQsupply®-Startseite angezeigt worden ist – das ist nicht ungewöhnlich und kann manchmal auch nach einer Ruhezeit passieren. Der Grund dafür ist eine Warm-Up Phase der Komponenten.

Unser kostenpflichtiges Upgrade behebt diese Wartezeit.

Unter dem Menüpunkt Geschäftspartner kannst du die Daten deines Profils einsehen und bearbeiten, sowie dein Firmenlogo hochladen.

Anlegen eines Geschäftspartnerprofils

Da der Sinn und Zweck von linQsupply® darin besteht, Daten und Informationen mit z.B. Kunden und Lieferanten auszutauschen, ist es notwendig als nächstes deine Geschäftspartnerprofile zum linQsupply®-Account hinzuzufügen.

Hierzu klickst du einfach auf den Menüpunkt Geschäftspartner und anschließend auf den Button Geschäftspartner hinzufügen.

Geschäftspartner hinzufügen 1 Geschäftspartner hinzufügen 1

Unter dem Punkt E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen trägst du die E-Mail-Adresse ein, an welche die Login-Daten des neuen Profils geschickt werden sollen.

E-Mail Adresse für Benachrichtigungen

Mit Klicken auf den Hinzufügen-Button wird schließlich die Provisionierung gestartet, um deinen Partner anzulegen.

 Anmerkung

Wenn du für deinen Geschäftspartner die Verwaltung seines Zugangs zu linQsupply® selbst übernehmen möchtest, kannst du hier auch deine E-Mail-Adresse eintragen. Du kannst dann immer noch entscheiden, ob du die Mail an deinen Geschäftspartner weiterleitest.

Bitte beachte, dass die Provisionierung erst durch den Erhalt der Bestätigungs-E-Mail abgeschlossen ist und der Provisionierungs-Prozess selbst einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Nach Erhalt der E-Mail und einem Neuladen der Webseite steht der Geschäftspartner zur Verfügung.

Selbstverständlich kannst du anschließend auch das Firmenlogo deines Geschäftspartners hochladen, um sein Profil zu vervollständigen. Die akzeptierte Dateigröße liegt hier bei bis zu 50KB.

Manuelles Versenden von Nachrichten

Du kannst eine Nachricht direkt in linQsupply® via Webbrowser unter dem Menüpunkt Upload hochladen.

Als Besitzer dieser linQsupply®-Instanz hast du die Möglichkeit über das Drop-Down Menü Nachrichten an all deine Partnerprofile zu schicken.

Partnerprofile Drop-Down
 Anmerkung

Deine Geschäftspartner können nur an dich via linQsupply® Nachrichten senden.

Upload Ansicht Besitzer

Ansicht des Besitzers

Upload Ansicht Partner

Ansicht des Geschäftspartners

Mit dem Upload hast du zum einen die Möglichkeit Nachrichten (Auftrag, Rechnung, usw.) an deine Geschäftspartner zu versenden. Alternativ kannst du simulieren, von deinem Partner eine Nachricht zu erhalten. Diese Funktion kannst du über den Radio-Button freischalten.

Radio-Button versenden einer Nachricht

versenden einer Nachricht an den Kunden

Radio-Button simulieren eines Nachrichtenversands

simulieren eines Nachrichtenversands von Kunde an Besitzer

Mit dem Upload einer Nachricht wird diese automatisch an den Empfänger verschickt!

Nachdem du die Nachricht unter Upload hochgeladen hast, wird diese direkt verarbeitet und du bekommst unmittelbar eine Rückmeldung, ob die Nachricht erfolgreich verarbeitet wurde. Sollte es einmal passieren, dass Fehler/Störungen auftreten, erhältst du natürlich eine entsprechende Meldung.

Gegebenenfalls müssen noch Änderungen an der Nachricht vorgenommen werden, wenn das Datei- oder Datenformat nicht unterstützt wird.

 Apropos Fehler

Sollte es Probleme geben kannst du dich jederzeit an unseren Support wenden, unser Team kümmert sich gerne um dein Anliegen!

Nachrichten Protokollübersicht

Unter dem Menüpunkt Explorer hast du die Möglichkeit, Nachrichten wie Rechnungen, Aufträge, Wareneingänge, etc., die du mit deinen Geschäftspartnern ausgetauscht hast, aufzurufen.

Zunächst einmal werden dir hier immer die zuletzt versendeten/empfangenen Nachrichten ungefiltert angezeigt, bis zu maximal 1000 Nachrichten.

Eine ganze Menge!

Daher hast du die Möglichkeit zu filtern, z.B. gibst du den Firmennamen oder die Referenz-ID* eines Geschäftspartners in das Suchfeld ein und bekommst augenblicklich die Nachrichten angezeigt, die du mit diesem Partner kommuniziert hast.

Referenz-ID in der Profilübersicht

So kannst du ganz einfach prüfen, ob z.B. eine Auftragsbestätigung an den jeweiligen Kunden gesendet wurde oder eine Lieferantenrechnung eingegangen ist.

 Anmerkung

Deine Partner sehen bei sich ebenfalls alle Nachrichten, die sie mit dir ausgetauscht haben. Natürlich können sie den Nachrichtenverkehr zwischen dir und anderen Partnern nicht einsehen.

Mit linQsupply® gehen Nachrichten nicht mehr im System unter, du ersparst dir zeitaufwändiges Suchen und es geht nichts verloren.

 Beachte

Nachrichten im Protokoll werden zur besseren Übersichtlichkeit automatisch nach 60 Tagen gelöscht.

Nachrichten-Statistik

In dem Menüpunkt Statistik hast du einen Überblick über den Nachrichten-Verkehr der letzten 7 Tage.

EDI mit linQsupply®

EDI (Electronic Data Interchange) ist ganz einfach zu verstehen, du musst lediglich über zwei Dinge Bescheid wissen.
EDI bedeutet: Statt Papier-Dokumente, PDFs, etc., versendet man Nachrichten als reine Datenströme – es muss nichts mehr per E-Mail verschickt werden.
Informationen können so schneller und auch sicherer ausgetauscht werden.
Allerdings müssen Daten meistens in bestimmte Formate umgewandelt werden, damit sowohl Sender als auch Empfänger die Nachricht lesen können.

Weitere Infos unter: Elektronischer Datenaustausch – Wikipedia

Nachrichten senden

Du kannst in linQsupply® die Nachrichten entweder per E-Mail, über einen Webservice, den linQsupply® On-Premises Agent oder direkt über die linQsupply® Weboberfläche verschicken.

 Tipp

Bevor du deine Nachricht versendest, füge ihr einen Präfix aus einer eindeutigen Nummer (ID) und der passenden Kategorie, getrennt durch eine Tilde (~) hinzu: ID~Kategorie~Name.file
Dies ist für die Nachvervolgung, eine zukünftige Suche im Nachrichten-Pool und eine bessere Verarbeitung über linQsupply® sehr hilfreich.
Als ID eignen sich unter anderem die Vorgangs- oder Rechnungsnummer. Als fachliche Kategorisierung können Begriffe wie Bestellung, Auftrag, Invoice etc. verwendet werden.
Beispiel: 0067831~Auftrag~20210609.edifact

Um Nachrichten automatisiert zu verschicken, benötigst du die Verbindungsadresse zu linQsupply®. Diese findest du unter dem Profil* des jeweiligen Geschäftspartners. Wenn du das Profil anklickst, erscheint links der Punkt EDI Verbindungen. Hier findest du die notwendige Web Adresse sowie den SharedAccessKey für linQsupply®.

Profilübersicht unter Geschäftspartner

* das Profil deines Partners findest du unter dem Menüpunkt Geschäftspartner

EDI Verbindungen im Profil

im Profil kannst du die EDI Verbindungen einsehen

Nachrichten per E-Mail

Befolge dafür diese einfachen Schritte:

  • Als Empfänger wird die linQsupply®-E-Mail-Adresse benötigt. Die Form sieht wie folgt aus:
    • Der Empfänger ist der Besitzer der linQsupply® Instanz: cno-XXXX-XX-XXXX@cno-XXXX-XX-XXXX.linqsupply.com
    • Der Empfänger ist Geschäftspartner: mXXXXX@cno-XXXX-XX-XXXX.linqsupply.com
  • Schreibe in den Betreff den SharedAccessKey vom Webservice aus dem Profil deines Geschäftspartners
  • Achte bei der Bezeichnung der Nachrichten-Datei auf die im Tipp angegebene Form ID~Kategorie~Name.file und füge deine Datei der E-Mail hinzu

Jetzt kannst du einfach die E-Mail absenden.

Nachrichten per Webservice

Hierfür kannst du beispielsweise den Postman | API Client for REST, SOAP, & GraphQL Queries verwenden.
Die Endpunktadresse für die Verbindung kannst du aus dem Profil des Geschäftspartners wie oben beschrieben auslesen. Füge hier bei {category}/{id} die Kategorie und ID wie im Tipp oben ein (z.B. Auftrag/0067831).
Um den Endpunkt verwenden zu können, musst du dich zunächst authentisieren. Hierfür benötigst du die Adresse ohne Kategorie und ID und den SharedAccessKey. Verbinde sie mit einem ?code= wie in diesem Beispiel:
https://cno-XXXX-XX-XXXX-msg-00.azurewebsites.net/api/mXXXX/response/?code=peXm6d5lIma2rxCndBSh2MkaPALqaJbde20sOOmUv6/GPVu9aIpq0Q==

Nachrichten über die linQsupply® Weboberfläche

Hierfür klickst du einfach auf den Menüpunkt Upload und schon kannst du mit der Wahl des Adressaten der Nachricht loslegen.

Weitere Informationen hierzu findest du unter Manuelles Versenden von Nachrichten

 Tipp

Du kannst linQsupply® auch zur sicheren Datenübermittlung als E-Mail-Ersatz verwenden. Hier hast du den Vorteil, dass die Daten sicher verschlüsselt und nachvollziehbar übertragen werden. Dazu kannst du ein virtuelles Profil anlegen, welches wie ein regulärer Geschäftspartner hinzugefügt werden kann.

Nachrichten empfangen

Du kannst den Nachrichten-Upload auch als Testfunktion verwenden, um zum Beispiel den Integrationsprozess deines Geschäftspartners zu beschleunigen.

Gehe hierzu wie folgt vor:

Mit der Upload-Funktion kannst du ausprobieren, ob dein Geschäftspartner dir eine Nachricht in einem bestimmten Dateiformat (z.B. XML) zusenden kann. Gleichzeitig kannst du testen, ob die Datenstruktur mit deinem Business Process Management System kompatibel ist. Du hast auch die Möglichkeit eine Datenkonvertierung oder ein Schema der zur übermittelnden Datenstruktur festzulegen, hierfür kannst du eine Anfrage an unseren Kundensupport übermitteln.

Weitere Informationen hierzu findest du unter Manuelles Versenden von Nachrichten

Anbinden von Anwendungen

EDI Anbindung deiner Geschäftspartner an linQsupply®.

Deine Geschäftspartner haben nach dem Login eine andere Ansicht und können nur auf die Daten zugreifen, die sie an dich gesendet haben oder von dir erhalten haben.

Die Anbindung an linQsupply® erfolgt bevorzugt über einen https Webservice zum Nachrichten senden oder einen Service Bus zum Nachrichten empfangen.

Alternativ können die Nachrichten via linQsupply® On-Premises Agent über ein Dateiverzeichnis auf einem lokalen Rechner im eigenen Netzwerk gesendet oder empfangen werden.

Die Verbindungs URLs sowie die Zugangsschlüssel findest du über das Profil deines Partners unter dem Menüpunkt Geschäftspartner.

Hier findest du im Menü unter dem Punkt EDI Verbindungen die jeweiligen URLs mit den Zugangsdaten.

Benachrichtigungen

Beim Anlegen einer Partnerprofiles ist unter dem Punkt E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen die Benachrichtigungs-Adresse angegeben, an welche mögliche Fehlermeldungen bei der Verarbeitung der Nachrichten geschickt werden.

Nachrichten identifizieren, analysieren und korrigieren

Im Menüpunkt Nachrichten-Pool findest du die letzten 1000 Nachrichten nach Datum sortiert. Du kannst die Suchleiste verwenden, um nach Nachrichten zu filtern.

Mögliche Suchkriterien sind:

  • Referenz ID* (bei Anlage des Geschäftspartnerprofiles angelegt)
  • Uhrzeit und Datum der Nachricht
  • interne linQsupply® ID*
  • Firmenname deines Geschäftspartnerprofiles

IDs in der Profilübersicht

* interne linQsupply® ID (grün) und Referenz ID (rot), zu finden in der Profilübersicht deines Partners unter dem Menüpunkt Geschäftspartner

Wenn du eine Nachricht direkt anklickst, wird dir die Nachricht im Datei-Format angezeigt. Ist die Nachricht z.B. fehlerhaft, kannst du sie nun korrigieren und als Kopie erneut an dich selbst versenden.

Der eingebettete Nachrichten Editor Ace hilft dir dabei, die Nachrichten leichter zu korrigieren. Die dafür eingebaute Syntaxhervorhebung unterstützt dich auch darin, Fehler schneller zu erkennen und zu beheben.

Weitere Details zu Ace findest du unter Ace - The High Performance Code Editor for the Web (c9.io)

Ein Beispiel:

Du erhältst von deinem Geschäftspartner eine JSON Nachricht, im Folgenden ein Auszug:

[…]
"messageType": 0,
"messageCategory": "wareneingang",
"messageId": "23415",
[…]

Nun stellst du jedoch fest, dass der Eintrag bei messageCategory fehlerhaft ist und dieser warenausgang statt wareneingang sein sollte.

Du kannst diesen Fehler direkt im Explorer beheben, dazu klickst du einfach auf die entsprechende Nachricht, um sie zu öffnen.

Im Editor kannst du die Nachricht anpassen und im Anschluss mit dem Button Erneut senden zustellen. Damit wird auch die veränderte Kopie gespeichert und die ursprüngliche Nachricht bleibt erhalten.

linQsupply® On-Premises Agent

Mit dem linQsupply® On-Premises Agent können du und deine Geschäftspartner direkt Nachrichten ohne die Verwendung eines Internet Browsers versenden und empfangen. Natürlich verschlüsselt und sicher über linQsupply®.

In deinem lokalen Dateisystem werden die Ordner upload für Nachrichten, die du senden möchtest, und download für empfangene Nachrichten angelegt.

 

Installation

Navigiere auf deinem linQsupply® Portal über das Menü oben rechts zu linQsupply® On-Premises Agent und lade die Installationsdatei herunter.

Fehlermeldung Windows protected your PC

Solltest du diese Fehlermeldung erhalten, klicke mit der rechten Maustaste auf die linQsupply.msi Datei und wähle am Ende des Dialogs "Eigenschaften" aus. In diesem Fenster hakst du unter Security das Kästchen für Unblock an und schließt den Dialog über den Button OK

Windows Error Protected Einstellungen Security

Wenn du die linQsupply.msi Datei öffnest, startet deine Installations-Auswahl. Gib hier am Anfang direkt den Namen des Besitzers der linQsupply® Instanz an.

Um deinen individuellen Zugangscode zu erhalten, schreibe einfach eine E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

Klicke dich durch die Installation und schließe sie ab.

Damit ist der Agent vorbereitet und muss nur noch aktiviert werden. Suche hierzu unter Start in deiner Windowsleiste nach Services und klicke den ersten Vorschlag an.

Navigiere im Services Fenster zu linQsupply® On-Premises Agent. Klicke diesen rechts und wähle Einstellungen aus.

Nun kannst du unter Startup type auswählen, wie der On-Premises Agent gestartet wird: Automatic, automatisch bei Start des PCs oder Manual, wenn der Agent von Hand gestartet werden soll. Schließe das Fenster über den OK Button.

Agent Einstellungen

Nun kannst du in deinem Internet Browser auf https://localhost:5000/ navigieren. Hier meldest du dich einfach mit deinem linQsupply® Konto an und klickst anschließend auf Gerät anmelden.

Und das wars schon! Jetzt kannst du den linQsupply® On-Premises Agent aus deinem Dateisystem heraus nutzen.

Benutzung

In deinem lokalen Dateisystem (wenn bei der Installation nicht anders ausgewählt unter C:\linQsupply) sind nun die Ordner upload und download vorbereitet.

Kopiere oder verschiebe einfach die Nachrichten, die du an deinen Geschäftspartner schicken möchtest, in den upload Ordner. Von hier aus werden deine Nachrichten sicher und verschlüsstelt an deinen Geschäftspartner verschickt und der Ordner anschließend geleert.

Sobald dein Geschäftspartner dir Nachrichten zusendet, werden diese im download Ordner in deinem gewünschten Dateiformat angezeigt.

 Gut zu wissen

Über diesen Weg kannst du auch Nachrichten auf deinem Gerät zum Versand vorbereiten, wenn du offline bist. Sobald dein Gerät wieder am Netz angeschlossen ist, werden automatisch alle Nachrichten gesendet und empfangen.

Die Verarbeitungspipeline

Die Verarbeitung deiner Nachrichten läuft in 7 Schritten ab:

  • Identifizierung:
    Es wird überprüft, ob alle wichten Merkmale für die Weiterverarbeitung vorhanden sind, wie Empfänger, ID, Kategorie und weitere.
  • Archivierung:
    Die Nachricht wird im Ursprungszustand archiviert, damit sie nicht verloren gehen kann.
  • Aufbereitung:
    Umwandlung von unstrukturierten Daten in strukturierte Daten, die im System verarbeitet werden können.
  • Validierung:
    Abgleich der Daten mit dem vordefinierten Schema; können alle notwendigen Daten ausgelesen werden?
  • Transformation:
    Umwandlung in das gesünschte Datenformat des Empfängers.
  • Übergabe:
    Archivierung der verarbeiteten Nachricht und Versand an den Empfänger.
  • Abschluss:
    Überprüfung, ob alle Schritte wie geplant abgelaufen sind.

Du kannst die Verarbeitungspipeline jeder Nachricht unter Nachrichten-Pool einsehen. Klicke hierfür einfach auf den Übermittlungsstatus der Nachricht.
Hier ist es normal, wenn die Schritte Aufbereitung, Validierung und Transformation grau hinterlegt sind. Das bedeutet, dass sie übersprungen wurden.

Übermittlung Button

Wenn die Übermittlung insgesamt erfolgreich war muss nichts getan werden.
Sollte die Übermittlung einmal fehlerhaft sein, kannst du über den im neuen Fenster angezeigten Button einen Bericht an unseren Support schicken und der Fehler wird alsbald behoben, damit er nicht mehr vorkommt.

Übermittlung fehlerhaft Button

Erweitere deine Möglichkeiten mit linQsupply®

Weitere Ergänzungen für dein Abonnement:

  • 5€ / Monat pro weiteren Partner inkl. 300 Nachrichten / Monat (je Partner)
  • 5€ / Monat pro weitere 1000 Nachrichten / Monat

Sonderkonditionen ab 50 Geschäftspartnern:

  • 200€ / Monat für 50 Partner inkl. 15.000 Nachrichten / Monat

Bei über 100 Geschäftspartnern erstellen wir gerne ein passendes Angebot.

Individualisiere dein linQsupply®

Es stehen dir viele ergänzende Funktionen zur Verfügung, welche dir unsere inSyca EDI- Experten einrichten können, z.B.:

  • individuelle Datentransformation
  • erweiterte Kommunikationsmöglichkeiten
  • Anbinden unterschiedlicher Softwaresysteme
  • ein linQsupply® Windows Client

... und vieles mehr!

Falls du eine dieser Optionen verwenden möchtest, kannst du dafür eine Anfrage direkt an unseren Support per E-Mail schicken oder anrufen.

 +49 89 215 460 94

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